Weniger Stress, mehr Erfolg: Zeitmanagement-Tipps für den Alltag

Wer hat schon nicht das Gefühl, dass der Tag mehr Stunden bräuchte? Die Kunst, mit unserer Zeit richtig umzugehen, ist der Schlüssel zu Erfolg und Glück. Sie hilft uns dabei, Prioritäten zu setzen, erreichbare Ziele zu verfolgen und vor allem ein harmonisches Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. Als selbständige Frauen, die wir so viele Rollen in unserem Leben meistern, ist es unerlässlich, unser Zeitmanagement-Spiel auf den Punkt zu bringen. Es ist so wichtig, dass wir unsere Zeit effektiv nutzen, um all die wunderbaren Dinge zu tun, die wir tun!

Der Tag beginnt und schon scheint die To-Do-Liste ins Unendliche zu wachsen: Dein Kind benötigt für den nächsten Schultag ein neues Matheheft, die Waschmaschine streikt und Du musst einen Reparaturservice kontaktieren. Für die anstehende Hochzeit Deiner Freundin fehlt noch das perfekte Geschenk. Ein Freund auf WhatsApp fragt nach dem Rezept, das Du bei dem letzten Treffen erwähnt hast. Kaum bist Du im Büro, bittet Dich eine Kollegin, ihr bei der Recherche für ein Projekt zu helfen. Auf Deinem Schreibtisch findest Du die internen Briefe und zwei Post-it-Notizen, die auf dringende Telefonate hinweisen. Du öffnest Deinen E-Mail-Client und siehst 40 neue Nachrichten – viele davon sind nicht von hoher Bedeutung, aber einige beinhalten wichtige Informationen und benötigen dringende Aufmerksamkeit. Und dann eilst Du auch schon zu einem Meeting, aus dem Du mit einer Handvoll zusätzlicher Aufgaben hervorgehst.

Wo sollst Du anfangen? Wie kannst Du dieses scheinbare Chaos bewältigen? Der Schlüssel liegt darin, systematisch vorzugehen.

Ich möchte Dir meine beiden absoluten Favoriten unter den Zeitmanagement-Techniken zeigen, die ich ständig nutze, um meine Aufgaben zu sortieren und meine Zeit effektiv zu managen. Sie haben mir schon so oft geholfen und ich hoffe, sie werden auch Dir den Alltag erleichtern!

Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Diese clevere Methode des Zeitmanagements wurde nach Dwight D. Eisenhower benannt, der in den 1950er Jahren Präsident der USA war. Eisenhower war nicht nur ein Staatsmann, sondern auch ein echtes Organisationstalent. Er schaffte es, trotz der gewaltigen Last seiner Aufgaben als Präsident, stets den Überblick zu behalten und seine Zeit effektiv zu nutzen. Sein Geheimnis? Die Eisenhower-Matrix!

Eisenhower hatte ein einzigartiges System, das ihm half, die wirklich wichtigen Aufgaben von den weniger wichtigen zu trennen und seine Prioritäten klar zu definieren. Diese Methode ist bis heute so effektiv, dass sie in der ganzen Welt von Menschen genutzt wird, die ihren Tag produktiver gestalten wollen – von Führungskräften über Studierende bis hin zu uns selbständigen Frauen, die jeden Tag Jonglage betreiben zwischen Arbeit, Familie und dem restlichen Wirbelwind, den wir Leben nennen!

Okay, lass uns in die faszinierende Welt der Eisenhower-Matrix eintauchen! Stell Dir einfach ein Quadrat vor, das in vier gleich große Teile geteilt ist.

Diese Methode teilt Aufgaben in vier Kategorien ein und die Aufgaben werden in die folgenden vier Sektoren unterteilt:

1. Eilig und wichtig (Sofort erledigen): Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden. Sie sind sowohl dringend als auch wichtig und erfordern deine unmittelbare Aufmerksamkeit. Beispiele könnten ein wichtiges Meeting mit einem Kunden, das Beheben eines Problems sein, das dein Geschäft beeinträchtigt oder eine dringend wichtige Anforderung von einer Behörde sein.
2. Nicht eilig aber wichtig (Terminieren): Diese Aufgaben sind wichtig, aber sie erfordern nicht deine sofortige Aufmerksamkeit und können geplant werden. Diese Aufgaben beinhalten oft strategische und langfristige Ziele, wie die Planung neuer Projekte, Organisation des Geschäfts oder die Weiterbildung in einem bestimmten Bereich.
3. Eilig aber unwichtig (Delegieren): Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht unbedingt wichtig. Da diese Aufgaben schnell erledigt werden müssen, werden sie leicht mit A-Prioritäten verwechselt. Viele Routineaufgaben fallen in diese Kategorie. Es handelt sich dabei um standardmäßige Anfragen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden sowie laufende Buchhaltung und Steuern, die zwar eine schnelle Reaktionszeit erfordern, aber nicht von dir persönlich bearbeitet werden müssen. Du solltest diese Aufgaben am Besten delegieren und dich eher mit A- und B-Aufgaben beschäftigen.
4. Weder eilig noch wichtig (Ignorieren): Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und könnten als Zeitverschwendung angesehen werden. Beispiele hierfür könnten sein, stundenlang auf Social Media zu surfen oder andere Aktivitäten, die keine wirkliche Produktivität oder Wert liefern. Nur zu leicht gehen wir Zeitdieben auf den Leim oder tapsen in eine Zeitfalle hinein. Hier gilt es, wachsam zu bleiben, diszipliniert zu sein und auch „nein sagen“ zu lernen.

Lass uns Schritt für Schritt durchgehen, wie du die Eisenhower-Matrix nutzen kannst:

• Aufgaben auflisten: Zuerst machst du eine Liste von allem, was du erledigen musst. Hier geht es nicht um Prioritäten, sondern einfach darum, alles aufzuschreiben, was dir einfällt – sei es beruflich oder privat.
• Aufgaben einordnen: Jetzt kommt der Teil, wo die Eisenhower-Matrix ins Spiel kommt. Du ordnest jede Aufgabe einer der vier Kategorien in die Matrix zu: “Wichtig und Dringend”, “Wichtig aber nicht Dringend”, “Nicht Wichtig aber Dringend” oder “Nicht Wichtig und Nicht Dringend”. Ich notiere nun jede einzelne meiner Aufgaben in den jeweiligen Bereich der Matrix und sortiere sie alle in die vier definierten Sektoren ein.
• Handeln: Jetzt geht’s los! Arbeite zuerst deine “Wichtig und Dringend” Aufgaben ab und plane Zeit für die “Wichtig, aber nicht Dringend” Aufgaben. Versuche, “Nicht Wichtig, aber Dringend” Aufgaben zu delegieren und “Nicht Wichtig und Nicht Dringend” Aufgaben zu eliminieren.
• Überprüfen und Anpassen: Das Leben ist dynamisch, und so auch deine To-Do-Liste. Überprüfe regelmäßig deine Aufgaben und passe die Matrix entsprechend an. Es kann sein, dass sich Prioritäten ändern oder neue Aufgaben hinzukommen.

Grenzen des Eisenhower-Prinzips

• Obwohl die Eisenhower-Matrix Dir dabei hilft, Deine Aufgaben zu sortieren, liefert sie keine Hinweise darauf, wie Du diese Aufgaben effizient abarbeiten kannst. Hierfür könnten andere Techniken, wie zum Beispiel die Pomodoro-Technik, hilfreich sein.
• Für ein effektives Zeitmanagement sollten die Aufgaben regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Gibt es neue Aufgaben oder sind alte Aufgaben nicht mehr relevant? Wenn Du das Eisenhower-Prinzip regelmäßig anwendest, wirst Du damit wahrscheinlich mehr Erfolg haben.
• Es kann oft schwierig sein, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten. Dringende Aufgaben sind jedoch einfacher festzustellen, da hier meistens eine Frist besteht.
• In der realen Arbeitswelt geht Dringlichkeit oft Hand in Hand mit Wichtigkeit. Deshalb könnten in einigen Fällen viele Aufgaben entweder als A-Aufgaben (dringend und wichtig) oder D-Aufgaben (nicht dringend und nicht wichtig) eingestuft werden. Es ist daher wichtig, die jeweilige Klassifizierung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

Das Modell zeichnet sich dadurch aus, dass es schnell und einfach durchführbar ist. Zudem lassen sich Zeitfresser-Aufgaben identifizieren und aus dem täglichen Kalender streichen.

Hier ist ein Video über die Eisenhower-Matrix:

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine einfache und effektive Möglichkeit, deinen Alltag schnell zu strukturieren und die anstehenden Aufgaben sinnvoll zu sortieren. Denk daran, es geht nicht nur darum, Dinge zu erledigen, sondern auch darum, die richtigen Dinge mit dem Aufwand der richtigen Zeit zu erledigen. Und genau da kommt die ABC-Methode ins Spiel.

Das Erste, was Du tun musst, ist, Dir einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Schreibe alles auf, was ansteht und notiere dazu auch das jeweilige Fälligkeitsdatum oder den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe spätestens fertig sein sollte. Je nachdem, wie Du am liebsten arbeitest, kannst Du diese Liste digital anlegen, zum Beispiel in Outlook oder einer speziellen App (Trello, Miro …) oder Du nutzt ein klassisches Notizbuch oder Post-its. Entscheidend ist, dass Du Dich auf ein System festlegst, um den Überblick zu behalten und eine effektive Priorisierung zu ermöglichen! Nimm Dir ausreichend Zeit, um alle Aufgaben aufzuschreiben, zu priorisieren und in Deinem Zeitplan einzutragen.

Priorisiere deine Aufgaben nach A, B und C

A / B / C Prioritäten
Als erster Schritt ist es sinnvoll, Deine Aktivitäten in Kategorien einzuteilen. Die grundlegende Fragestellung hierbei ist: Was ist eigentlich mein Hauptverantwortungsbereich? Mit welchen Aufgaben verdiene ich mein Geld?

A-Aufgaben:
Sie sind wie der Gipfel des Berges, die anspruchsvollsten und wichtigsten Aufgaben. Sie haben meistens einen direkten Einfluss auf dein Kerngeschäft oder deine persönlichen Ziele. Beispiele könnten sein, einen wichtigen Bericht zu schreiben, eine Präsentation für einen Kunden vorzubereiten oder eine neue Geschäftsstrategie zu entwickeln. Sie sind deine höchste Priorität und sollten ganz oben auf deiner To-Do-Liste stehen.

B-Aufgaben:
B-Aufgaben sind wie der Mittelteil des Berges. Sie sind notwendig und unterstützen deine A-Aufgaben, haben aber weniger direkten Einfluss auf dein Hauptziel. Dazu könnten Dinge wie das Planen von Meetings, das Beantworten von E-Mails oder das Aktualisieren deiner Website gehören. Sie sind wichtig, aber sie können warten, bis deine A-Aufgaben erledigt sind.

C-Aufgaben:
Und schließlich haben wir die C-Aufgaben. Sie sind wie der Fuß des Berges, die einfachsten und am wenigsten dringenden Aufgaben. Sie müssen erledigt werden, aber sie sind nicht kritisch für dein Geschäft oder deine persönlichen Ziele. Dazu könnten alltägliche administrative Aufgaben gehören, wie das Organisieren deines Arbeitsplatzes oder das Kaufen von Büromaterial.

Tipps zur Vorgehensweise:

Notiere hinter jeder Aufgabe auf Deiner To-Do-Liste die entsprechende Priorität. Dies wird Dir dabei helfen, eine effektive Aufgabenplanung und -priorisierung zu gewährleisten.

Beginne immer zuerst mit Deinen A-Prioritäten und arbeite diese ab, bevor Du Dich den B- und danach den C-Prioritäten zuwendest. Vermeide es, Dich in Aktivitäten zu verlieren, die Dir mehr Spaß machen, aber lediglich dazu dienen, wichtige Aufgaben aufzuschieben.

Das Schöne an der ABC-Methode ist, dass sie dir hilft, eine klare Vorstellung von deinen Prioritäten zu bekommen. So kannst du deine Zeit und Energie gezielt einsetzen, um das zu erreichen, was wirklich zählt. Gleichzeitig hilft sie dir, weniger wichtige Aufgaben zu erkennen, die du möglicherweise delegieren oder auf später verschieben kannst. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben!

Grenzen der ABC-Methode

• Die Einteilung von Aufgaben in Kategorien A, B und C kann sehr subjektiv sein und variiert von Person zu Person. Was für den einen wichtig ist, mag für den anderen weniger wichtig sein. Dies kann dazu führen, dass wichtige Aufgaben möglicherweise nicht die Priorität erhalten, die sie verdienen.
• Fehlende Berücksichtigung von Dringlichkeit: Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix, die Aufgaben sowohl nach Wichtigkeit als auch nach Dringlichkeit einstuft, berücksichtigt die ABC-Methode nur die Wichtigkeit der Aufgaben. Dies kann dazu führen, dass dringende Aufgaben zu spät erledigt werden.
• Schwierigkeit bei der Delegation: Da die ABC-Methode dazu neigt, C-Aufgaben als “unwichtig” zu kategorisieren, kann es schwierig sein, diese Aufgaben zu delegieren. Andere Personen könnten sich fragen, warum sie Aufgaben übernehmen sollten, die als unwichtig eingestuft wurden.
• Inflexibilität: Sobald eine Aufgabe einer Kategorie zugeordnet wurde, kann es schwierig sein, diese neu zu bewerten und umzustufen, falls sich die Umstände ändern.
• Zeitintensivität: Das Erstellen und ständige Aktualisieren der ABC-Liste kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn Du viele Aufgaben hast.